Коллеги
, а как вы храните документы? Закончился какой-то отчетный период (квартал, полугодие, год). Отчетность сдана. Первичку вы сшиваете? Как вы это формляете - сверху и снизу жесткие листы, чтобы держало форму или еще как-то? Где это хранится? Есть ли возможность вернуться к нужному документу, допустим, через год и отсканировать его? Составляете ли Реестры, где и что хранится? Сдаете ли документы в архив?
У нас система такая: первичные документы в течение отчетного периода хранятся в обычных картонных скоросшивателях. Если есть необходимость, внутри такого скоросшивателя в отдельном файле хранятся документы за каждый месяц. По окончании периода в тех же скоросшивателях они отправляются на хранение. Но, к тому моменту эти папки уже изрядно потрепанные. К тому же крепление у них хлипкое, мои директора запросто могут его вырвать (ой, порвалось
). Если надо отсканировать какой-то документ, который подшит в общей массе, то вытащить его несложно, но вернуть на место - долго и неудобно, а потому никто этого не делает (Вит, положишь потом, ок?
).
Все скоросшиватели хранятся в картонных ящиках стоя. А это тоже не идеальный вариант, потому что, во-первых: мнется сама папка (не настолько она жесткая, чтобы удержать вес), а во-вторых, когда берешь папку в руки, все файлы опускаются вниз. Была мысль отправлять их на хранение в жестких папках на кольцах, но таких папок понадобится оооочень много, а это выйдет недешево.
Коробки стоят в шкафах. И на сегодняшний день свободного места в этих шкафах уже нет
.
Поделитесь идейками, пожалуйста.
Надо жить так, чтобы нравилось.