Хранение документов

Модератор: Изуми

Хранение документов

Сообщение YuliaP » 20 фев 2011, 14:40

Может, книжкам какие-нибудь разделители-рубрикаторы придумать, как в библиотеках? Менее ходовые (и особенно всякие папки с журналами-ксерокопиями-рефератами) поселить в архивные короба и под потолок (снабдив наружными ярлыками с описью).
"Слабоумие и отвага!" "Антидепрессанты и транквилизаторы противосудорожные !"
Аватара пользователя
YuliaP
Дикая Хозяйка
 
Сообщений: 1473
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 16:48
Откуда: Иркутск
Cпасибо сказано: 307
Спасибо получено: 847 раз в 493 сообщениях
Медали: 3
Получила 800 спасибо! (1) Сказала 100 спасибо! (1) На фюзеляж (1)

За это сообщение пользователю YuliaP "Спасибо" сказали
Eos

хранение документов

Сообщение Eos » 20 фев 2011, 15:25

YuliaP, Юля, насчет коробов - замечательная идея!. Потолок, правда, у меня низковат - но я придумаю, как это реализовать. Можно ее в Икее сундук купить и поставить его под стол. Тоже пойдет...
Если ты не за себя - то кто же за тебя?
Но если ты только за себя - то зачем ты?
Аватара пользователя
Eos
Настоящая Барыня
 
Имя: Ольга
Сообщений: 726
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 01:22
Откуда: Москва
Cпасибо сказано: 371
Спасибо получено: 1014 раз в 307 сообщениях
Медали: 2
Получила 900 спасибо! (1) Сказала 500 спасибо! (1)

Re: Eos: Что же за всем этим будет? А будет апрель!

Сообщение YuliaP » 20 фев 2011, 15:52

Оля, у меня архивные короба и дома, и в универе. Разной ширины, от 5 до 20 см. Удобная штука.
"Слабоумие и отвага!" "Антидепрессанты и транквилизаторы противосудорожные !"
Аватара пользователя
YuliaP
Дикая Хозяйка
 
Сообщений: 1473
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 16:48
Откуда: Иркутск
Cпасибо сказано: 307
Спасибо получено: 847 раз в 493 сообщениях
Медали: 3
Получила 800 спасибо! (1) Сказала 100 спасибо! (1) На фюзеляж (1)

Re: Eos: Что же за всем этим будет? А будет апрель!

Сообщение Багира » 20 фев 2011, 19:00

Идея по экономии пространства у меня воплощена на практике еще с времен жизни в однушке, где единственная радость - потолки под 4 метра. Сейчас стандартная квартира с низкими потолкам, где выглядит это вот так:
Изображение
За часами коробка, обклеянная пленкой-самоклейкой. Продается там же, где обои и легко подбирается под любой цвет мебели. Данный вариант коробки для бумаг великоват, там у меня несезонные вещи. А для бумаг и папок оптимальны коробки из-под ксероксной бумаги формата А4. Их и легче пристроить между шкафами и потолком.
На каджый новый день надо смотреть как на маленькую жизнь
Когда начинаешь выбрасывать барахло, главное - не начать его рассматривать!!!
К сожалению, жизненный опыт, интуиция и здравый смысл — это мои лебедь, рак и щука…)
Аватара пользователя
Багира
Доцент кафедры самосовершенствования
 
Статус: Пока я ходить умею,
Пока глядеть я умею,
Пока я дышать умею,
Я буду идти вперед.
Сообщений: 553
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 20:25
Откуда: Приволжский федеральный округ
Cпасибо сказано: 493
Спасибо получено: 252 раз в 147 сообщениях
Медали: 2
Получила 600 спасибо! (1) Сказала 900 спасибо! (1)

За это сообщение пользователю Багира "Спасибо" сказали
Eos

Re: Eos: Что же за всем этим будет? А будет апрель!

Сообщение Eos » 20 фев 2011, 22:10

Про архивные папки - поняла. Я даже вспомнила, где они в нашем районе продаются :)
Коробка - вещь. У меня, правда, от шкафов до потолка сантиметров 25 всего - но это не страшно, изобрету что-нибудь...
Если ты не за себя - то кто же за тебя?
Но если ты только за себя - то зачем ты?
Аватара пользователя
Eos
Настоящая Барыня
 
Имя: Ольга
Сообщений: 726
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 01:22
Откуда: Москва
Cпасибо сказано: 371
Спасибо получено: 1014 раз в 307 сообщениях
Медали: 2
Получила 900 спасибо! (1) Сказала 500 спасибо! (1)

хранение документов

Сообщение Anjutam » 24 апр 2011, 20:39

У меня к тебе вопрос. Расскажи, как ты организуешь свои учебно-научные бумаги? У меня ЛМ запросил на день рождения "что-нибудь для организации своих бумажек". Постоянно растущего количества. Думаю, что буду смотреть и в канцтоварах, и в Икее что-нибудь, но все-таки хочется каких-нибудь разных полезных идей на эту тему.
работать надо не 12 часов, а головой
Аватара пользователя
Anjutam
Звезда форума
 
Имя: Аня
Статус: Математерь
Сообщений: 997
Зарегистрирован: 19 авг 2009, 19:00
Откуда: Москва
Cпасибо сказано: 368
Спасибо получено: 256 раз в 180 сообщениях
Медали: 3
Получила 500 спасибо! (1) Сказала 800 спасибо! (1) За вязальный марафон (1)

Re: Eos: Вкус дождя

Сообщение Eos » 24 апр 2011, 22:47

Anjutam, для учебно-научных бумажек очень хороши, во-первых, канцелярские папки на кольцах, и к ним - прозрачные пластиковые тоненькие файлы. Подчеркиваю - не папки с файлами, а папки на кольцах, разной толщины. У меня их десятка два. В файлик можно вложить заметки по теме, ксерокс статьи, конспект лекции, можно вложить одну бумажку - все сохранно, все видно... Корешок папки должен быть таким, чтобы на нем можно было написать - что внутри. Лично мне нравятся папки фирмы "Эрих Краузе" (несмотря на немецкое название, это российская фирма). Они очень качественные, с хорошей фунитурой (очень неприятно, когда кольца смыкаются неплотно), и неплохо выглядят на полках. Еще люблю нетолстые пластиковые папки на кольцах фирмы Reiter - они хороши на 10-20 файлов (или страниц). Вторая любимая комбинация - это икеевские картонные белые подставки для журналов в сочетании с прозрачными зип-пакетами (на пластмассовой "молнии") то же фирмы "Эрих Краузе". Эти пакеты бывают разных форматов - А4, А5, В4... Они прозрачные, очень плотные, с кармашком для карточки снаружи. В такие пакеты очень удобно размещать "неформатные" бумаги, диски - если надо, а пакеты - уже в подставки. Ничего не высыпается и не теряется. На подставках я пишу тему (то, что они картонные, очень облегчает приклеивание ярлычка - ярлычки приклеиваю с двух торцов сразу ;) ) Подставок у меня примерно десяток. Там у меня хранятся не только учебно-научные бумаги, но и всякое-разное. Например, инструкции к технике).
На письменном столе стоят канцелярские лотки - которые горизонтальные. Тоже удобная штука. Потому что бумага у меня в хозяйстве идет четырех сортов:
белая А4,
А4 - для черновиков, напечатанная с одной стороны,
А4 в клетку - для рукописной работы
А5 в клетку в виде блоков для тетрадей на кольцах.
И лучше, чтобы она не смешивалась ;)
Если ты не за себя - то кто же за тебя?
Но если ты только за себя - то зачем ты?
Аватара пользователя
Eos
Настоящая Барыня
 
Имя: Ольга
Сообщений: 726
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 01:22
Откуда: Москва
Cпасибо сказано: 371
Спасибо получено: 1014 раз в 307 сообщениях
Медали: 2
Получила 900 спасибо! (1) Сказала 500 спасибо! (1)

За это сообщение пользователю Eos "Спасибо" сказали
Anjutam

Re: Eos: Вкус дождя

Сообщение YuliaP » 25 апр 2011, 16:23

Аня, Оля, я предпочитаю папки stranger, они, в отличие от Краузе, целиком "клеенчатые" - т.е. не бумажное, а моющееся покрытие. И на корешке вместо бумажного ярлыка для записи - прозрачный карман, куда вкладывается бумажка с описью содержимого. Это мне нравится больше - можно спокойно менять опись, и легче протирать от пыли. И механизм закрывания колец ловкий- с рычажком. Стоят немного дороже краузе, но не радикально. Имеют кучу вариантов цвета: я себе выбрала салатовые, у мужние бумаги живут в серых - нет путаницы, что при двух гуманитариях в доме актуально.
"Слабоумие и отвага!" "Антидепрессанты и транквилизаторы противосудорожные !"
Аватара пользователя
YuliaP
Дикая Хозяйка
 
Сообщений: 1473
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 16:48
Откуда: Иркутск
Cпасибо сказано: 307
Спасибо получено: 847 раз в 493 сообщениях
Медали: 3
Получила 800 спасибо! (1) Сказала 100 спасибо! (1) На фюзеляж (1)

За это сообщение пользователю YuliaP "Спасибо" сказали
Anjutam, Eos

Re: Eos: Вкус дождя

Сообщение Eos » 05 май 2011, 00:52

YuliaP, Юля, - надо и мне будет посмотреть папки stranger. Но, по-моему, в наших магазинах я их не встречала. А, может, плохо смотрела. Краузе - и пластиковые бывают, так что, в принципе, я ими довольна. У меня уже целая канцелярия - и выбросить ничего толком не получается, экая досада.
Если ты не за себя - то кто же за тебя?
Но если ты только за себя - то зачем ты?
Аватара пользователя
Eos
Настоящая Барыня
 
Имя: Ольга
Сообщений: 726
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 01:22
Откуда: Москва
Cпасибо сказано: 371
Спасибо получено: 1014 раз в 307 сообщениях
Медали: 2
Получила 900 спасибо! (1) Сказала 500 спасибо! (1)

Хранение документов

Сообщение Тори » 10 ноя 2011, 17:19

Коллеги :girl_smile: , а как вы храните документы? Закончился какой-то отчетный период (квартал, полугодие, год). Отчетность сдана. Первичку вы сшиваете? Как вы это формляете - сверху и снизу жесткие листы, чтобы держало форму или еще как-то? Где это хранится? Есть ли возможность вернуться к нужному документу, допустим, через год и отсканировать его? Составляете ли Реестры, где и что хранится? Сдаете ли документы в архив?

У нас система такая: первичные документы в течение отчетного периода хранятся в обычных картонных скоросшивателях. Если есть необходимость, внутри такого скоросшивателя в отдельном файле хранятся документы за каждый месяц. По окончании периода в тех же скоросшивателях они отправляются на хранение. Но, к тому моменту эти папки уже изрядно потрепанные. К тому же крепление у них хлипкое, мои директора запросто могут его вырвать (ой, порвалось :evil: ). Если надо отсканировать какой-то документ, который подшит в общей массе, то вытащить его несложно, но вернуть на место - долго и неудобно, а потому никто этого не делает (Вит, положишь потом, ок? :twisted: ).
Все скоросшиватели хранятся в картонных ящиках стоя. А это тоже не идеальный вариант, потому что, во-первых: мнется сама папка (не настолько она жесткая, чтобы удержать вес), а во-вторых, когда берешь папку в руки, все файлы опускаются вниз. Была мысль отправлять их на хранение в жестких папках на кольцах, но таких папок понадобится оооочень много, а это выйдет недешево.
Коробки стоят в шкафах. И на сегодняшний день свободного места в этих шкафах уже нет :( .

Поделитесь идейками, пожалуйста.
Надо жить так, чтобы нравилось.
Аватара пользователя
Тори
мисс Спокойствие
 
Сообщений: 3362
Зарегистрирован: 16 авг 2009, 19:13
Откуда: Украина
Cпасибо сказано: 4806
Спасибо получено: 3155 раз в 1569 сообщениях
Медали: 2
Сказала 800 спасибо! (1) Получила 1000 спасибо! (1)

Re: Бухгалтеры. Вопросы и ответы.

Сообщение Maralex » 10 ноя 2011, 17:37

Тори
У вас, похоже, очень много документов.
Я всегда хранила текущее в жёстких папках на кольцах.
По истечении года всё, кроме отчётов, перешивала в картонные скоросшиватели, укладывала их друг на друга в хронологическом порядке в коробку или шкаф. Сверху - опись.
Есть сроки хранения документов, или вообще храните всё?
Если безобразие нельзя предотвратить, его надо организовать и возглавить.

Не падай духом где попало - ищи красивые места!
Аватара пользователя
Maralex
Звезда форума
 
Имя: Марина
Сообщений: 1255
Зарегистрирован: 07 сен 2009, 08:04
Cпасибо сказано: 852
Спасибо получено: 1480 раз в 894 сообщениях
Медали: 1
Получила 20 спасибо! (1)

За это сообщение пользователю Maralex "Спасибо" сказали
Тори

Re: Бухгалтеры. Вопросы и ответы.

Сообщение giv » 10 ноя 2011, 17:48

Когда работала в крупной конторе, мы и на хранение все отправляли в жестких папках на кольцах. (Постоянные проверки и сшивать было нецелесообразно, постоянно что то приходилось искать на встречки)
А сейчас контора маленькая, в конце года сшиваю первичку, сверху лист, снизу лист и в коробки из под бумаги.
Аватара пользователя
giv
Дама в вуали
 
Сообщений: 27
Зарегистрирован: 28 окт 2011, 11:49
Cпасибо сказано: 20
Спасибо получено: 5 раз в 4 сообщениях
Медали: 1
Получила 20 спасибо! (1)

За это сообщение пользователю giv "Спасибо" сказали
Тори

Re: Бухгалтеры. Вопросы и ответы.

Сообщение Шоколадница » 10 ноя 2011, 17:58

http://www.baitech.ru/
Свяжись с ними, и купи не сшивочный станок, а лоток с зажимом от этого станка! Я купила на 1200,00 с НДС год назад. Кладешь в лоток плотный картон, потом документы (в лотке все складывается на уголок ровненько), при этом я прокладываю месячными разделителями или просто цветными листами, сверку опять лист картона, зажимаешь зажимом на пружинах и дрелечкой сбоку сверлишь. Сшиваешь "цыганской" иголкой. Папочки плотненькие, идеальные, не разваливаются.
Аватара пользователя
Шоколадница
Рисующая Счастье
 
Имя: Ольга
Статус: Мой инстаграм:
Сообщений: 2801
Зарегистрирован: 15 авг 2009, 17:05
Откуда: Старый Оскол
Cпасибо сказано: 1064
Спасибо получено: 1655 раз в 699 сообщениях
Медали: 2
Получила 900 спасибо! (1) Сказала 900 спасибо! (1)

За это сообщение пользователю Шоколадница "Спасибо" сказали
Тори

Re: Хранение документов

Сообщение Тори » 10 ноя 2011, 19:46

Maralex, документов, действительно, не мало. И храним, к сожалению, все. Жена директора узнавала в архиве стоимость хранения, и директорский состав пришел к выводу, что нефиг деньги непонятно за что платить, у нас и в офисе места достаточно :( :evil: . А для уничтожения документов нужен представитель архива, кажется (во всяком случае так было где-то год назад, когда я изучала этот вопрос). Перечитаю еще раз, может это вариант, спасибо за мысль :rose: .
giv, а много этих жестких папок набиралось за год?
Шоколадница, спасибо за подробное описание :rose: . Удобная штучка. Но меня смущает в этом методе то, что потом документ тяжело отсканировать или ксерокс сделать. А такая необходимость часто возникает - встречные проверки, или для таможни нужны какие-нибудь документы.
Надо жить так, чтобы нравилось.
Аватара пользователя
Тори
мисс Спокойствие
 
Сообщений: 3362
Зарегистрирован: 16 авг 2009, 19:13
Откуда: Украина
Cпасибо сказано: 4806
Спасибо получено: 3155 раз в 1569 сообщениях
Медали: 2
Сказала 800 спасибо! (1) Получила 1000 спасибо! (1)

Re: Хранение документов

Сообщение giv » 12 ноя 2011, 13:16

giv, а много этих жестких папок набиралось за год?

Если мне не изменяет память
-док от поставщиков - 1 папка в мес
-отгрузки-продажи - от 2-4 в мес
-док по бракам - 1 папка в мес
ОТ 48 до 96 штук в год.
Может было что то еще по мелочам, не помню уже , но основная масса была по этим направлениям.
Контора была большая, деньги на канц товары на не зажимали. Поэтому 3 года это все хозяйство хранилось в офисе, в отдельном помещении со стеллажами, через 3 года складывали эти же папки в большие коробки из под бытовой техники и увозили их куда то из офиса. Но так чтоб при необходимости можно было привезти обратно
Аватара пользователя
giv
Дама в вуали
 
Сообщений: 27
Зарегистрирован: 28 окт 2011, 11:49
Cпасибо сказано: 20
Спасибо получено: 5 раз в 4 сообщениях
Медали: 1
Получила 20 спасибо! (1)

За это сообщение пользователю giv "Спасибо" сказали
Тори

След.

Вернуться в Работа и учеба


Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2